A Teoria dos 5 S

A Teoria dos 5 s

Conceito:
O Método “5S” foi base da implantação do Sistema de Qualidade Total nas
empresas. Surgiu no Japão, nas décadas de 50 e 60, após a Segunda Guerra
Mundial, quando o país vivia a chamada crise de competitividade. Além disso,
havia muita sujeira nas fábricas japonesas, sendo necessária uma reestruturação
e uma “limpeza”.
O país precisava reestrutura-se, organizar as indústrias e melhorar a produção
para ser compatível com o mercado mundial
O programa tem este nome por tratar-se de um sistema de cinco conceitos
básicos e simples, porém essenciais e que fazem a diferença no Sistema da
Qualidade.
Espanha e Inglaterra adotaram metodologias equivalentes, porém com nomes
diferentes: “Teoria da Escova” e “Housekeeping”, respectivamente; mas a idéia é a
mesma- sempre buscar o Sistema da Qualidade Total .
É possível eliminar o desperdício (tudo o que gera custo extra) em cinco fases,
com base no método “5S”. Foi um dos fatores para a recuperação de empresas
japonesas e a base para a implantação da Qualidade Total naquele país.
Os cinco conceitos foram introduzidos no Brasil posteriormente, em 1991, pela
Fundação Cristiano Ottoni.
Os 5 conceitos são:
1.º S – SEIRI – SENSO DE UTILIZAÇÃO
CONCEITO: “separar o útil do inútil, eliminando o desnecessário”.
2.º S – SEITON – SENSO DE ARRUMAÇÃO
CONCEITO: “identificar e arrumar tudo, para que qualquer pessoa possa localizar
facilmente”.
3.º S – SEISO – SENSO DE LIMPEZA
CONCEITO: “manter um ambiente sempre limpo, eliminando as causas da sujeira e
aprendendo a não sujar”.
4.º S – SEIKETSU – SENSO DE SAÚDE E HIGIENE
CONCEITO: “manter um ambiente de trabalho sempre favorável a saúde e higiene”.

5.º S – SHITSUKE – SENSO DE AUTO-DISCIPLINA
CONCEITO: “fazer dessas atitudes, ou seja, da metodologia, um hábito, transformando
os 5s’s num modo de vida”.
Objetivos do programa:
Baseado em sua própria elaboração, o Método 5S visa a combater eventuais
perdas e desperdícios nas empresas e indústrias; educar a população e o pessoal
envolvido diretamente com o método para aprimorar e manter o Sistema de Qualidade
na produção.
É importante a alteração no comportamento e atitudes do pessoal. A
conscientização dos integrantes da importância dos conceitos e de como eles devem ser
usados facilita a implantação do programa.
A abordagem do programa deve ser aplicada como hábito e filosofia, não apenas
no ‘house keeping” ( cuidar da casa).
Deste modo, o 5S auxiliará na reorganização da empresa, facilitará a identificação
de materiais, descarte de itens obsoletos e melhoria na qualidade de vida e ambiente de
trabalho para os membros da equipe.
Cada fase é intimamente ligada à outra, sendo também um “pré-requisito” para a
consolidação da fase seguinte. Uma vez iniciado o processo, fica mais fácil dar
continuidade à implantação do método. Consequentemente, haverá consolidação doSistema da Qualidade e melhoria do desempenho geral no setor.

Planejamento e Prática dos Conceitos
De acordo com o conceito japonês, pode-se eliminar o desperdício, e
consequentemente o custo extra também, nestas cinco fases que ajudarão também a
implantar o Sistema da Qualidade.
1.º S – SEIRI – SENSO DE UTILIZAÇÃO
CONCEITO: “separar o útil do inútil, eliminando o desnecessário”.
Também pode ser interpretado com Senso de Utilização, Arrumação, Organização,
Seleção.
Nesta fase, o trabalho começa a ser colocado em ordem, para que só se utilize o
que for realmente necessário e aplicável. Por isso, é importante ter o necessário, na
quantidade adequada e controlada para facilitar as operações.
É essencial saber separar e classificar os objetos e dados úteis dos inúteis da
seguinte forma:
• o que é usado sempre: colocar próximo ao local de trabalho.
• o que é usado quase sempre: colocar próximo ao local de trabalho.
• o que é usado ocasionalmente: colocar um pouco afastado do local d trabalho.
• o que é usado raramente, mas necessário: colocar separado, em local
determinado.
• o que for desnecessário: deve ser reformado, vendido ou eliminado, pois ocupa
espaço necessário e atrapalha o trabalho.
Vantagens:
• Reduz a necessidade e gastos com espaço, estoque, armazenamento,
transporte e seguros.
• Facilita o transporte interno, o arranjo físico, o controle de produção.
• Evita a compra de materiais e componentes em duplicidade e também os
danos a materiais ou produtos armazenados.
• Aumenta a produtividade das máquinas e pessoas envolvidas.
• Traz maior senso de humanização, organização, economia, menor cansaço
físico e maior facilidade de operação.
• Diminui riscos acidentais do uso destes materiais pelo pessoal,
Todos da equipe devem saber diferenciar o útil do inútil, o que é realmente
necessário e o que não é. Na terminologia da Qualidade, denomina-se “bloqueio de
causas” ou ação preventiva.

2.º S – SEITON – SENSO DE ARRUMAÇÃO
CONCEITO: “IDENTIFICAR E ARRUMAR TUDO, PARA QUE QUALQUER PESSOA POSSA
LOCALIZAR FACILMENTE
Também pode ser definido como Senso de Ordenação, Sistematização, Classificação,
Limpeza.
O objetivo é identificar e arrumar tudo, para que qualquer pessoa possa localizar
facilmente o que precisa e a visualização seja facilitada.
Nesta fase é importante:
• padronizar as nomenclaturas.
• usar rótulos e cores vivas para identificar os objetos, seguindo um padrão.
• guardar objetos diferentes em locais diferentes.
• expor visualmente os pontos críticos, tais como extintores de incêndio,
locais de alta voltagem, partes de máquinas que exijam atenção, etc.
• determinar o local de armazenamento de cada objeto
• onde for possível, eliminar as portas.
• Não deixar objetos ou móveis no meio do caminho, atrapalhando a
locomoção no local.
Vantagens:
• Menor tempo de busca do que é preciso para operar, ler, enviar, etc.
• Menor necessidade de controles de estoque e produção.
• Facilita transporte interno, controle de documentos, arquivos ou pastas, além de
facilitar a execução do trabalho no prazo.
• Evita a compra de materiais e componentes desnecessários ou repetidos ou
danos a materiais ou produtos armazenados.
• Maior racionalização do trabalho, menor cansaço físico e mental, melhor
ambiente.
• Melhor disposição dos móveis e equipamentos
• Facilitação da limpeza do local de trabalho
A ordenação eficiente do material de trabalho deve ser implantada com uma
nomenclatura padronizada e divulgada dos arquivos, pastas, documentos, salas,
estoques, etc e com a indicação correta do local de estocagem. As pessoas devem saber
onde procurar cada coisa quando necessário e todos devem seguir as regras.
É importante fazer uma análise da situação atual da instituição, como as coisas
estão organizadas e onde. Sempre que possível, deve-se trabalhar para reduzir os
estoques e qual o melhor local para guardar cada coisa.
A idéia principal nesta fase é:
“Um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar.”

3.º S – SEISO – SENSO DE LIMPEZA
CONCEITO: “MANTER UM AMBIENTE SEMPRE LIMPO, ELIMINANDO AS CAUSAS DA
SUJEIRA E APRENDENDO A NÃO SUJAR”
Também pode ser definido como Senso de Zelo.
Cada pessoa deve saber a importância de estar em um ambiente limpo e dos
benefícios de ambiente com a máxima limpeza possível. O ambiente limpo traduz
qualidade e segurança.
O desenvolvimento do senso de limpeza proporciona:
• Maior produtividade das pessoas, máquinas e materiais, evitando o retrabalho.
• Evita perdas e danos de materiais e produtos.
Para isto, é importante que o pessoal tenha consciência e habitue-se a:
• Procurar limpar os equipamentos após o seu uso, para que o próximo a usar
encontre-o limpo.
• aprender a não sujar e eliminar as causas da sujeira.
• definir responsáveis por cada área e sua respectiva função.
• manter os equipamentos, ferramentas, etc, sempre na melhor condição de uso
possível.
• Após usar um aparelho, deixá-lo limpo e organizado para o próximo utilitário
• Cuidar para que se mantenha limpo o local de trabalho, dando atenção para os
cantos e para cima, pois ali acumula-se muita sujeira
• Não jogar lixo ou papel no chão
• Dar destino adequado ao lixo, quando houver
Inclui-se ainda neste conceito, de um modo mais amplo, manter dados e
informações atualizados, procurar ser honesto no ambiente de trabalho e manter bom
relacionamento com os colegas. Tudo isto é fundamental para a imagem (interna e
externa) da empresa.
4.º S – SEIKETSU – SENSO DE SAÚDE E HIGIENE
CONCEITO: “MANTER UM AMBIENTE DE TRABALHO SEMPRE FAVORÁVEL A SAÚDE E
HIGIENE”.
Também pode ser definido como Senso de Asseio e Integridade.
Higiene é manutenção de limpeza, e ordem. Quem exige qualidade cuida também
da aparência. Em um ambiente limpo, a segurança é maior. Quem não cuida bem de si
mesmo não pode fazer ou vender produtos ou serviços de qualidade
O Método 5 S
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O pessoal deve ter consciência da importância desta fase, tomando um conjunto
de medidas:
• ter os três S’s previamente implantados.
• Capacitar o pessoal para avaliem se os conceitos estão sendo aplicados
realmente e corretamente
• eliminar as condições inseguras de trabalho, evitando acidentes ou
manuseios perigosos
• humanizar o local de trabalho numa convivência harmônica.
• difundir material educativo sobre a saúde e higiene.
• respeitar os colegas como pessoas e como profissionais,
• colaborar, sempre que possível, com o trabalho do colega
• cumprir horários,
• entregar documentos ou materiais requisitados no tempo hábil,
• não fumar em locais impróprios, etc.
Ter a empresa limpa e asseada requer gastos com sistema e matérias de limpeza.
Requer manutenção da ordem, da limpeza e principalmente disciplina. Cada membro da
equipe deve ter consciência da importância de se trabalhar num local limpo e
organizado.
As vantagens são:
• melhor segurança e desempenho do pessoal.
• Prevenção de danos à saúde dos que convivem no ambiente.
• Melhor imagem da empresa internamente e externamente.
• Elevação do nível de satisfação e motivação do pessoal para com o trabalho
Algumas medidas importantes e úteis nesta fase também podem ser colocar avisos
ou instruções para evitar erros nas operações de trabalho, bem como designações,
avisos e identificação dos equipamentos (recursos visuais).
Quando importantes, os avisos devem ser vistos à distância, bem destacados e
acessíveis a todos do setor.
É importante nesta fase conferir se o programa está sendo realmente implantado,
verificando cada etapa, se o pessoal está preparado e motivado a cumprir o programa.
5.º S – SHITSUKE – SENSO DE AUTO-DISCIPLINA
CONCEITO: “fazer dessas atitudes um hábito, transformando os 5s’s num modo de
vida”.
Atitudes importantes:
• Usar a criatividade no trabalho, nas atividades.
• Melhorar a comunicação entre o pessoal no trabalho.
• Compartilhar visão e valores, harmonizando as metas.
O Método 5 S
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• Treinar o pessoal com paciência e persistência, conscientizando-os para os 5s’s .
• De tempos em tempos aplicar os 5s’s para avaliar os avanços.
É importante cumprir os procedimentos operacionais e os padrões éticos da
instituição, sempre buscando a melhoria. A auto-disciplina requer a consciência e um
constante aperfeiçoamento de todos no ambiente de trabalho. A consciência da
qualidade é essencial.
Com o tempo, a implantação do programa traz benefícios:
• Reduz a necessidade constante de controle.
• Facilita a execução de toda e qualquer tarefa/operação.
• Evita perdas oriundas de trabalho, tempo, utensílios, etc.
• Traz previsibilidade do resultado final de qualquer operação.
• Os produtos ficam dentro dos requisitos de qualidade, reduzindo a necessidade de
controles, pressões, etc.
Dicas para a prática do método 5S:
Cada pessoa deve saber diferenciar o útil do inútil. Só o que tem utilidade certa
deve estar disponível.
Eliminando-se o que não é útil, você pode se concentrar apenas no que é útil. Dê
atenção a tudo que estiver dentro de seu ambiente de trabalho (máquinas, ferramentas,
estoques, móveis, papéis, etc.) e defina o que é necessário através de instruções claras
para que todos possam separar o útil do inútil.
Algumas perguntas podem ser elaboradas para direcionar o processo:
1. O que pode ser jogado fora e o que deve ser guardado?
2. O que pode ser útil para outro setor ?
3. O que pode ser consertado ?
4. É possível trabalhar de forma mais econômica, racionalizando o
tempo?

Após colocar em um local determinado aquilo que será descartado, convide as
pessoas de outros setores para que escolham, entre os itens disponíveis, o que de fato
lhes interessar.
Analisar como as coisas estão guardadas, onde e por quê. Arrumação é importante
para agilizar o acesso aos documentos e outras coisas em seus devidos lugares.
Administrar bem o patrimônio da instituição é essencial, principalmente no que se refere
a organização e identificação de :
• Laudos,
• relatórios,
O Método 5 S
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• atas ,
• documentos em geral,
• pareceres,
• dados estatísticos,
• arquivos e pastas de documentos.
Sempre que possível, eliminar ou diminuir o processo burocrático de ações ou
documentos, procurando aproveitar o tempo e economizar trabalho desnecessário.
Cada um deve ficar responsável pelo seu espaço, sem prejudicar o espaço do
outro.
Sempre deve-se questionar se algo está bom o suficiente ou se é possível ser
melhorado.
Estoques e utensílios de trabalho:
Para haver corretas armazenagem, organização e identificação, devem ser feitas
algumas perguntas:
1. É possível reduzir os estoques ?
2. O que está à mão precisa mesmo estar ali ?
3. Os nomes das coisas estão padronizados ?
4. Qual o melhor local para cada coisa e por que?
5. O que é necessário está à mão?
Levante sugestões para a melhoria e limpeza do local de trabalho. Marque, se
possível, o dia da limpeza definido, para que todos se organizem. É importante que
todos participem, fazendo a limpeza básica em conjunto, jogando papéis fora, fazendo
pequenos consertos, etc..
Compartilhe idéias com os colegas, discuta as alternativas propostas e valorize o
trabalho de cada um.
O que deve ser verificado e avaliado para elaboração de um ambiente organizado
e propício, com a metodologia 5S implantada:
1. Apresentação dos funcionários devem se apresentar com boa aparência usando
trajes limpos, não rasgados.
2. Piso e área externa ao setor (corredores) devem estar limpos, secos e
organizados, sem acúmulo de materiais e sucatas, devem possuir linhas
demarcando as áreas de circulação.
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3. Higiene= O ambiente deve estar limpo, sem acúmulo de materiais orgânicos ou
inorgânicos. Deve estar livre também de materiais/ equipamentos que
provoquem contaminação química..
O pessoal deve cuidar da higiene pessoal e usar os devidos equipamentos de
segurança ( onde aplicáveis), para garantir a integridade física.
É importante também o cuidado com as máquinas, aparelhos, equipamentos e
utensílios.
As dicas de prática do método 5S devem tornar-se hábitos na instituição, entre os
funcionários, em todos os setores para que o programa seja mantido e o controle fique
mais fácil.
Em cada etapa, é essencial que o método seja verificado, a implantação tem de
estar em constante verificação; isto também e importante para a próxima fase, pois são
todas interligadas.
A última etapa de uma série é o ponto de partida para a primeira etapa da
próxima.
A fase de auto-disciplina, principalmente é uma das mais importantes e cruciais do
programa, pois é a fase em cada um dos envolvidos terá que desenvolver seu próprio
senso de ordenação e assumir o compromisso com a metodologia.e com suas atividades
Cada um fazendo a sua parte contribui para o desenvolvimento de todo o programa e a
manutenção da qualidade.
Cada um deve estar ciente de suas responsabilidades, ter suas funções definidas e
ser treinados para que haja eficiência na prestação dos serviços, segurança no local de
trabalho e incentivo à capacidade criativa.
Roteiro Sugestivo para implantar o 5S:
1ª etapa: equipe de implantação
Formada por 3 pessoas, no mínimo, de diferentes setores da instituição e 1 pessoa
da alta administração. A equipe tem que ter disponibilidade para conduzir o processo,
orientar, esclarecer dúvidas e fazer visitas rotineiras de acompanhamento.
2ª etapa: Planejamento
Equipe de implantação pode elaborar um cronograma, um plano de orientação,
determinar as ferramentas que serão utilizadas e dividir as atividades. As tarefas e as
responsabilidades devem ser distribuídas e todos devem se comprometer com os prazos
de cumprimento.
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3ª etapa: Fotos e registros
É importante registrar a situação atual da organização, em todas as áreas,
especialmente onde forem percebidas necessidades de melhoria. Posteriormente, a
equipe deve se reunir e discutir as falhas, as ações corretivas, dar sugestões de
melhoria baseadas nas fotos. É importante a opinião de cada um, principalmente por
que pertencem a áreas diferentes na empresa.
4ª etapa: Reunião
A equipe pode convidar o pessoal da instituição para uma reunião, compartilhar os
dados e mostrar o compromisso e a disposição para implantar o método. Nesta reunião,
a equipe pode iniciar o trabalho de conscientização do pessoal, da importância do
programa 5S para a melhoria do trabalho. A equipe também pode explicar os objetivos
do trabalho, mostrar as vantagens do programa e os benefícios.
5ª Etapa: Implantação
Após esta reunião de sensibilização do pessoal com a equipe responsável, o
programa começa a ser efetivamente implantado. As responsabilidades são divididas de
acordo com as áreas de trabalho, bem como os mapas de acompanhamento do
trabalho. Em casa fase, o pessoal envolvido deve se reunir para definir as atividades,
esclarecer as dúvidas, citar exemplos, etc. A interação da equipe com o pessoal
envolvido é importante, para que não fiquem dúvidas a respeito do programa e para
que tudo corra bem na fase seguinte.
6ª Etapa: Acompanhamento
A equipe organizadora planeja e se organiza para fazer visitas nas áreas de
implantação com pelo menos um membro da equipe organizadora supervisionando a
visita. Nas visitas, os quesitos necessários para a implantação do programa devem ser
acordados, conforme a orientação do colaborador. Os pontos positivos, como os
negativos devem ser apontados, pois o pessoal deve ser motivado a seguir as
orientações. O ideal é que a equipe faça um mapa de acompanhamento mensal para
verificar os benefícios, os resultados , as mudanças. É essencial que todos sigam o
programa, desde os gerentes e diretores aos técnicos de apoio.
Com o tempo, cada integrante vai diagnosticar a importância dos conceitos e de
sua aplicação, tornando a metodologia um hábito no trabalho. Dessa forma, o sistema
vai se consolidando, junto com o Sistema da Qualidade.
Os técnicos e funcionários novos, que forem se incorporando à empresa, também
se habituarão a aplicar os conceitos, uma vez que entrarem num sistema já implantado.
O Método 5 S
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A gerência, setor ou empresa deve também se responsabilizar por planejar
reuniões periódicas com os membros da equipe para verificar como está sendo seguida
cada fase do programa e as melhorias que podem ser feitas. Isso garante a motivação
em sempre manter o hábito da metodologia e a manutenção do programa sempre
implantado.
Os treinamentos dos membros da equipe, técnicos e funcionários, deve ser
periódico e o acompanhamento deve ser constante. Com os novos treinamentos, a
equipe pode verificar os resultados, avaliações do pessoal, as melhoras e o que ainda
pode ser feito.
Também é uma oportunidade de reciclagem dos conhecimentos de cada um e
harmonização da equipe.
Custo de Implantação do Método 5S:
O custo para a implantação do programa não é alto e os recursos podem ser
alocados do orçamento da empresa ou do setor.
De acordo depoimentos de instituições em que com o método já foi implantado ou
está em implantação, não houve dificuldades para o custeio ou necessidades de compra
excessiva de itens.
Algumas fases podem ter o custo mais elevado que outras, o que dependerá
também do número de pessoas envolvidas no processo, do nível de compromisso da
equipe,da estrutura física e da situação atual da empresa.
Quanto mais rápido o pessoal se mobilizar para implantar o programa e se dedicar,
menores serão tempo e gastos para implantar.
Idéias principais do Método 5S:
‘Se você sabe e não faz, é como se você não soubesse.”
“Os três primeiros Ss, ou seja, as 3 primeiras fases são a base para o sucesso da
implantação do programa.”
“Ordenar é identificar.”
“O ambiente mais limpo não é o que mais se limpa, e sim o que menos se suja.”
“Organização do pessoal reflete organização do ambiente.”
“Todo o trabalho tem de ser feito em equipe.”
“ A tolerância também é uma ferramenta de trabalho, desde que usada na medida
certa.”
O Método 5 S
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Referências Bibliográficas:
1 -Páginas eletrônicas:
http://www.assessoriacomercial.vilabol.uol.com.br
Revista Digital de Biblioteconomia e Ciência da Informação; jul/dez 2005
http://www.medianeira.com.br
http://www.indg.com.br – Ceará
http://www.geocities.com – AFA Administração
http://www.polivet-itapetinga.vet.br
2 – Apostilas:
Programa de Qualidade da Universidade Estadual de Goiás – Avaliação 5S
Programa 5S – Control Lab; autores: Márcio Mendes Biasoli e Carla A. de Oliveira
Programa do 5S – Toyota
Agradecimentos:
Fonte: ANVISA

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Fax (61) 3448.6301
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